Lokallag
Hvordan gjennomføre årsmøte
Hva er et årsmøte?
Et årsmøte – eller årssamling – er et møte man avholder minst en gang annethvert år, men gjerne hvert år. Det er vanlig at dette er det viktigste møtet i løpet av et år hvor man bestemmer viktige saker for hele lokalgruppen og
velger styre. Det er også en fin arena for å diskutere hva man ønsker å gjøre i lokalgruppen
fremover.
Årsmøte har man fordi LTU er en demokratisk ungdomsorganisasjon. Bet betyr at styret, både sentralt og i lokalgruppen, skal velges av medlemmene.
Et årsmøte er heldigvis ganske enkelt å arrangere. Det krever litt forberedelser, men selve gjennomføringen av et årsmøte tar kun 1-2 timer.
Slik gjennomfører du et årsmøte
1. Skrive saksliste
Dette er sakene som skal behandles på årsmøtet. Saker man vanligvis behandler er:
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Valg av ordstyrer, referent og protokollunderskrivere
- Godkjenning av årsrapport og regnskap for året før
- Godkjenne planer for året
- Godkjenne budsjett
- Innkomne saker (dette er saker som styret eller andre i lokalgruppa sender inn)
- Valg av styre (da leder, økonomiansvarlig og styremedlemmer)
Sakene skal skrives ned og bør sendes til alle som skal delta på møtet (som da er medlemmer i
lokalgruppen) senest 1 uke før møtet skjer. Dette for at alle kan få tid til å forberede seg.
Ressurser:
- Les dette dokumentet for en mer detaljert forklaring av punktene på en saksliste.
- Benytt gjerne vår mal for protokoll
2. Sende ut en innkalling
Deretter må det utsendes en innkalling til alle medlemmer i ditt lokallag. Denne bør sendes ut senest 1 uker før årsmøte finner sted, men gjerne før.
Det kan også være lurt å sende en ekstra påminner rett i forkant.
Selve gjennomføringen av årsmøte er vanligvis veldig greit og gjennomføres på 1-2 timer.
Husk at referat fra årsmøte må skrives.
- Få protokollen signert av valgte protokollunderskrivere. Her kan vi i sentralleddet bistå dere med verktøy for å få protokollen elektronisk signert. Send da en epost til post@tverrkirkelig.no og vi vil hjelpe deg videre.
- Når lokallaget gjennomfører årsrapport til LTU må protokoll fra årsmøte og referat legges inn i søknaden. Så ta godt vare på disse dokumentene.
